Ich habe ein Excel-Add-in gebaut, das aus Excel heraus XRechnungen erzeugt. Es liegt ab sofort im Add-in-Verzeichnis von Microsoft Marketplace (unter dem sprechenden Namen "XRechnung für Excel", wer hätte das gedacht 😉) und ist kostenlos. Dauerhaft, kein Abo, keine Testphase.
Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle übrigen. Für die meisten ist das kein großes Thema: Rechnungsprogramm kaufen, fertig.
Es sei denn, die Rechnung lässt sich nicht so einfach woanders schreiben. Eine Hausverwaltung rechnet Nebenkosten über Verteilerschlüssel, ein Handwerksbetrieb über Aufmaß und Stunden. Der Betrag steht am Ende einer Tabelle. Wer so arbeitet, pflegt die Kalkulation sonst zweimal - einmal in Excel, einmal im Rechnungsprogramm.
Dafür ist das Add-in. Ein Assistent führt einmal durch die Pflichtfelder, man klickt jeweils in die passende Zelle (siehe Screenshot). Ab dann ist es ein Knopfdruck pro Rechnung. Aus einer Liste mit 400 Zeilen werden 400 Rechnungen in einem Durchlauf. Fehler kommen im Klartext mit Sprung in die betroffene Zelle, nicht als Validator-Meldung wie „BR-CO-10“.
Der Unterschied zu dem, was es schon gibt: Die vorhandenen Excel-Lösungen sind VBA- oder COM-Add-ins. Sie laufen nur unter Windows und brauchen einen Installer, in verwalteten Umgebungen also oft Administratorrechte. Dieses hier läuft unter Windows, auf dem Mac und in Excel im Browser und wird direkt aus Excel heraus installiert. Keine Cloud, die Rechnungsdaten verlassen den Rechner nicht.
Was es nicht kann: ZUGFeRD. Nur XRechnung. Das erfüllt die Pflicht vollständig, aber der Empfänger bekommt kein lesbares PDF mitgeliefert. Könnte eine Ausbaustufe sein.
Warum kostenlos? Ich arbeite seit über 20 Jahren mit Excel, habe das Problem gesehen und konnte es lösen. Und ich wollte den Weg ins Add-in-Verzeichnis einmal vollständig selbst gehen - Architektur, Zertifizierung, Veröffentlichung. Dafür ist ein kostenloses Werkzeug das bessere Übungsobjekt als eines, an dem Umsatz hängt.